A legislação trabalhista no Brasil não é nada simples. Ao realizar o pagamento dos funcionários, a folha deve trazer, em detalhes, a remuneração de cada colaborador e todos os descontos e impostos que incidem sobre o seu salário.
No entanto, é comum que alguns funcionários fiquem desanimados ao receber o holerite e encontrar diversos descontos sobre o valor bruto dos seus vencimentos. A situação se torna ainda pior quando eles não sabem para que servem esses descontos e o que eles significam.
Para ajudar você a administrar essa situação, reunimos neste post 8 dicas para explicar os descontos no salário aos funcionários. Boa leitura!
1. Planeje a explicação dos descontos aos funcionários
O maior problema é que os responsáveis por gerenciar os pagamentos aos trabalhadores geralmente não planejam como explicar os descontos no salário aos funcionários, nem organizam o discurso. Para explicar as reduções, é necessário transmitir as informações com clareza e segurança.
Imagine a reação de um colaborador que tem dúvidas ou está insatisfeito em relação à sua folha de pagamento se o porta-voz da informação em questão (chefe, gerente, Departamento Pessoal etc.) está inseguro ou não consegue explicar claramente o assunto.
2. Escolha um local adequado para conversar sobre os descontos
A escolha do ambiente deve ser levada em conta. Embora os descontos previstos em lei sejam os mesmos para todos os colaboradores, também existem casos específicos, como penalização por atrasos, saídas antecipadas, faltas ou prejuízos à empresa.
Nesse caso, é aconselhável que as explicações sejam feitas em ambiente privado e discreto, para que o interlocutor possa dialogar com o funcionário sem interrupções e sem expô-lo a qualquer tipo de constrangimento.
Nesse sentido, e-mail, telefone e redes sociais não devem ser considerados; isso deve ser feito pessoalmente.
3. Apresente todas as informações legais e trabalhistas necessárias
Nem todo trabalhador tem conhecimento dos descontos que ocorrem todos os meses em seu salário. Especialmente no caso dos recém-chegados ao mercado, é comum que haja dúvidas e, em alguns casos, até mesmo indignação com o valor recebido.
Por isso, é importante que, na hora de explicar descontos aos funcionários, a comunicação seja objetiva, detalhada e mostre todo o contexto da situação. Vale a máxima: contra fatos não há argumentos. Embase o discurso na legislação e, no caso de descontos por questões comportamentais, dados do banco de horas ou do livro-ponto, por exemplo, são o suficiente.
4. Explique o porquê dos descontos
Nos descontos obrigatórios por Lei, como INSS e IRRF, por exemplo, não há por que apresentar justificativas. O colaborador que ainda desconhece essas regras dificilmente apresentará uma postura conflitiva ao ser informado sobre esse tipo de desconto.
No entanto, cortes relativos a atrasos, saídas antecipadas ou faltas em demasia devem ser justificados. Deve-se mostrar à pessoa diretamente afetada qual foi o caminho que levou até essa decisão – ainda mais se a empresa optar por medidas mais drásticas, como demissão.
5. Mostre-se compreensivo e disponível para tirar dúvidas
A disposição da pessoa responsável por explicar descontos de salário aos funcionários para tirar dúvidas e ouvir o que os colaboradores têm a dizer faz toda a diferença, não apenas para este momento específico, mas para todo o clima dentro da empresa.
Ninguém gosta de saber/descobrir que vai receber um pouco a menos no final de mês. Remuneração é assunto delicado e, por isso, os descontos podem não cair bem para algumas pessoas.
Quando um funcionário pedir explicações sobre seu salário, é importante mostrar a normalidade da situação e adotar um discurso positivo, para evitar que, por algum motivo, isso se transforme em falta de motivação.
6. Seja impessoal, mas não omita informações
Ao explicar descontos aos funcionários, é preciso tornar esse processo impessoal e explicar detalhadamente a situação, deixando claro que os descontos estão apenas seguindo o que manda a lei e que nada têm a ver com o seu desempenho profissional – a não ser, é claro, que os descontos sejam frutos de penalizações, como citamos anteriormente.
7. Mantenha um canal aberto para falar sobre questões relacionadas à remuneração
É importante que o Departamento Pessoal mantenha um canal sempre aberto para que os funcionários tenham a quem recorrer sempre que quiserem esclarecimentos e tiverem dúvidas. Isso ajuda a reduzir o tempo gasto com esse tipo de requisição e direciona os colaboradores para a fonte correta da informação, evitando ruídos e desentendimentos.
Isso se aplica tanto para explicações de descontos quanto como funciona a remuneração, especialmente quando há pagamentos de variáveis.
8. Explique o funcionamento do banco de horas
Empresas que trabalham com banco de horas e com o modelo de compensação devem informar, no momento da contratação, o colaborador de todas as regras que envolvem o sistema.
Isso inclui a possibilidade de descontos no salário em caso de saldo negativo de horas, desde que previsto na convenção coletiva de trabalho da empresa e que respeite o limite legal de 30% do salário em folha de pagamento.
É importante apontar que, quando um funcionário é reincidente em saldos negativos no banco de horas, mais do que explicar o motivo do desconto em seu salário, é preciso que a empresa busque identificar as causas deste absenteísmo e procure estratégias para resolver o problema.
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